やまぐち電子申請サービス
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よくある質問

やまぐち電子申請サービスによくお問合せいただく質問をまとめています。


1.はじめて利用される方のよくある質問


質問 はじめて電子申請を利用するのですが、何をすればよいか分かりません。

やまぐち電子申請サービスのご利用にあたってはいくつかの注意事項があります。また使用されるパソコンの環境設定や、手続によっては申請者ID・電子証明書などの事前準備が必要となる場合があります。
サービスご利用の前に、必ず「はじめて利用する方へ」をご覧ください。


質問 パソコンの環境設定をするには何をしたらよいですか?

動作環境をご覧いただき、必要な環境設定を行ってください。
説明を読んでもわからない場合は、やまぐち電子申請サービスヘルプデスクへお問合わせください。
お問合わせ先はこちらをご覧ください。


質問 申請したい手続の検索方法が分かりません。

以下の流れで操作を行ってください。
(1)やまぐち電子申請サービスのトップページより、申請先の団体を選択します。
(2)選択した団体の手続の検索より、申請する手続を検索してください。
※検索方法は「よく使われている手続」「キーワード検索」「五十音検索」「分類別検索」「組織別検索」の5種類があります。
   お好きな方法で検索してください。
※検索しても申請したい手続が見つからない場合は、申請先団体の窓口へお問合わせください。


質問 「住民票の写し」や「戸籍の附票の写し」等の交付物を郵送で送ってもらうことは可能ですか?

電子申請の標準的なサービスとしては交付物の郵送は行っておりません。
交付物の郵送請求をご希望の場合は、手続の担当課にお問合わせください。


質問 県外からでも申請はできますか?

県外からでも申請できます。


質問 携帯電話でもサービスを利用できますか?

簡易申請はiモード、EZweb、Yahoo!ケータイ対応の携帯電話から利用できます。
動作環境をご覧いただき、サポートしている携帯電話をご使用ください。
携帯サイト二次元バーコード(携帯電話のバーコードリーダーをご利用ください)
また、次のURLからもアクセスできます。
http://www.shinsei.elg-front.jp/yamaguchi/


質問 スマートフォンでもサービスを利用できますか?

スマートフォンサイト二次元バーコード

簡易申請はスマートフォン(iPhone、Andoroid)から利用できます。
動作環境をご覧いただき、サポートしているスマートフォン等をご使用ください。
(スマートフォン等のバーコードリーダーをご利用ください)
また、次のURLからもアクセスできます。
http://www.shinsei.elg-front.jp/yamaguchi/


質問 Mac OSで電子申請を利用できますか?

ご利用いただけます。サポートしているOSは、動作環境でご確認ください。


質問 電子申請サービスが開始したことにより、紙による手続はできなくなったのですか?

やまぐち電子申請サービス開始後も、窓口での紙による申請や届出等も従来どおり受け付けています。


2.申請者登録・ID・パスワードについて


質問 申請者IDは必要ですか?

手続によって異なりますので、各手続の説明画面をご覧ください。


質問 法人または団体で使用する申請者IDを登録をする際の入力内容を教えてください。

紙で申請する場合と同じ内容になる様にご登録ください。
また、申請者IDに登録するメールアドレス宛には、申請結果の通知や状況連絡の通知が届きますので、メールアドレス欄には確実に受信できるアドレスを入力してください。


質問 申請者IDは何桁まで登録できますか?

半角英数字で6桁から16桁以内です。


質問 複数の手続を申請したいのですが、申請者IDはそれぞれの手続ごとに取得しなければいけませんか?

やまぐち電子申請サービスで取り扱う手続(特定利用IDの手続を除く)については、同じ申請者IDで利用できます。


質問 申請者情報登録を完了したのですが、通知メールが届きません。

(1) 受信制限が原因でメールが届かないことがあります。
「auto-yamaguchi@elg-front.jp」から送信されるメールが受信できる様に設定を変更し、再度申請者登録を行ってください。
(2) メールアドレスを間違って入力されたことが原因でメールが届かないことがあります。入力するメールアドレスに間違いがないことをご確認のうえ、再度申請者登録を行ってください。


質問 申請者登録をし、申請しようとしましたが、パスワードが分かりません。

パスワードを忘れた場合には、「パスワードを忘れた方」から、パスワードの再登録を行ってください。
上記手段で確認できず、申請中の手続がある場合には、各手続の問い合わせ先にご連絡ください。
問い合わせ先は、各手続の詳細画面などに表示されています。
また、新たな申請を行いたい場合には、再度、申請者情報の登録を行ってください。


質問 申請者ID、パスワードを忘れてしまいました。(※IDが必要な手続)

申請者IDを忘れた場合には、申請者ID、パスワードの設定完了後にやまぐち電子申請サービスから送付されたメールを確認してください。
パスワードを忘れた場合には、「パスワードを忘れた方」から、パスワードの再登録を行ってください。
上記手段で確認できず、申請中の手続がある場合には、各手続の問い合わせ先にご連絡ください。
問い合わせ先は、各手続の詳細画面などに表示されています。
また、新たな申請を行いたい場合には、再度、申請者情報の登録を行ってください。


質問 ログイン時にIDやパスワードが正しくないと表示されます。

半角・全角の違いやカタカナ・英数の違い等、キーボードで入力中の文字種を確認してください。
また、パスワード入力の文字は●や*で表示され、間違いに気づきにくいため、メモ帳にあらかじめパスワードを入力し、そこからコピーして貼り付ける方法もあります。


質問 パスワードを間違えてしまいログインできなくなりました。

やまぐち電子申請サービスでは、セキュリティの観点から、パスワードを5回連続して間違えると、その後10分間は正しいパスワードを入力してもログインできなくなります。
5回目に間違えた時点から10分経過した後、再度ログインを行ってください。


質問 2009年10月以前に取得したIDとパスワードでログインしようとすると「該当するユーザが見つかりません。ユーザID・パスワードを確認してください。」というエラーが表示されます。

2009年10月のシステムリニューアルにともない、それ以前に取得された申請者IDのうち、リニューアル後1ヶ月以内に本登録が行われなかった申請者IDはシステムから削除いたしました。
期間内に本登録を行わなかった場合は再度、申請者IDを取得してください。


質問 特定利用IDとは何ですか?

特定利用IDとは、事前に申請先の審査を受けて承認を得た申請者IDにより、申請や届出を行う手続のことです。
事前の審査手続に関しては、各手続の担当課にご確認ください。


質問 申請者IDを取得した後に、メールアドレスや住所が変わった場合はどうすればよいですか?

申請者情報変更というメニューから登録情報の修正を行ってください。特に電子メールアドレスの修正があった場合には、補正依頼や審査通知等の重要な連絡が伝わらないため、速やかに内容を修正してください。


3.申請する際によくある質問


質問 申請画面にログインしようとすると「この申請手続きを行う権限がありません。」というエラーが表示されて申請できません。

このエラーが表示される手続は「特定利用ID」が必要なため、通常の申請者IDでは申請できません。特別なIDが必要となりますので、手続の担当課へお問合わせください。


質問 外字は入力できますか?

やまぐち電子申請サービスで使用可能な文字は、JIS規格第一・第二水準のみです。それ以外の文字については利用できません。必ずJIS規格第一水準・第二水準の文字で入力してください。


質問 申請書へ必要事項を入力後、「次へ」をクリックしても、画面が遷移しません。

(1) Webブラウザのポップアップブロックの設定が正しく行なわれていない場合、新たな画面が開かないために画面遷移しないことがあります。動作環境(新しいウィンドウで表示)のWebブラウザの設定が完了しているかご確認ください。
(2) Google、Yahoo!等のツールバーやセキュリティソフトのポップアップブロック機能が原因で、画面が遷移しないことがあります。これらのポップアップブロック機能をお使いの場合は、やまぐち電子申請サービスのサイトをブロックの対象から外す等の操作をしてください。(具体的な操作方法についてはそれぞれのヘルプ等をご参照ください。)
(3) 動作保証外のブラウザをご利用の場合、画面が遷移しないことがあります。動作保証済みのブラウザ(Internet Explorer等)をご利用ください。


質問 申請書にファイルを添付すると、「ファイルのパスが正しくありません」や「選択されたファイルのパスが正しくありません」等のエラーが表示されるが、ファイルは確かに存在しています。

(1) USBメモリやファイルサーバ、ファイル階層が深い場所などに保存しているファイルを添付すると発生する場合があります。エラーが表示された場合は、添付するファイルをパソコンのCドライブやDドライブの直下に保存してから、添付ファイルを指定し直してください。
(2) Internet Explorer7以降のブラウザをご利用の場合に、信頼済みサイトへの登録が行なわれていないと発生する場合があります。動作環境のWebブラウザの説明をお読みいただき、「信頼済みサイト」の設定を行なってください。
(3) 動作保証外のブラウザをご利用の場合、この様なエラーが発生することがあります。動作保証済みのブラウザ(Internet Explorer等)をご利用ください。


質問 30分前に電子申請をしましたが、審査状況(受付終了、審査終了)のお知らせメールがまだ届きません。どの位待てば届きますか?

申請データを送信すると、”申請が到達しました。”と表示されますが、この段階で申請先の自治体が受付できる状態となります。
その後申請先の自治体で、受付、審査といった工程をたどる中で、審査状況(受付終了、審査終了)のお知らせメールが届くことになりますので、少々時間を要する場合があります。
お知らせメールが届くまでしばらくお待ちください。
※手続の内容によりメールが送信されない場合や、受信制限設定によりメールが受信できない場合があります。


質問 正常に申請データが送信できたか確認する方法はありますか。

【申請者IDが必要な手続の場合】
申請が行えていた場合は、やまぐち電子申請サービスのトップページより「申請状況照会」へログインすると、申請データ送信後の到達確認画面に表示されたものと同じ到達番号がデータ一覧画面に表示されています。到達番号から該当するデータを選択し、取扱状況詳細画面から申請書の内容や取扱状況(受付開始、受付済など)、結果通知の内容等を確認してください。
また、申請時の連絡先情報として入力したメールアドレス宛に、「申請到達連絡」メールが届くため、そのメールが届いていることでも申請が行えたことを確認できます。(※ただし、メールの受信制限等が理由でメールが届かない場合もありますのでご注意ください)

【申請者IDが必要ない手続の場合】
申請後に「到達番号」が表示されている画面が表示されれば、システムに到達しています。 また、申請時に入力したメールアドレス宛に「到達通知」が届くことで確認も可能です。(※ただし、メールアドレス入力間違い等の理由でメールが届かない場合もありますのでご注意ください)
なお、到達後の処理状況(受付待ち、受付済などの状況)については、「到達通知」に記載されているURLから画面を開いて確認できます。


4.申請後によくある質問


質問 申請後に電子申請を取り下げることができますか?

原則、いつでも取り下げられますが、手続によっては取下げられない場合があります。詳細については、各手続担当課にご確認ください。


質問 申請の処理状況を確認するには、どうしたらよいですか?

申請状況照会の機能を使用して確認できます。汎用申請の場合、状況照会の方法は「汎用申請の操作方法」をご覧ください。自治体からの補正依頼、審査完了等の連絡は電子メールでも通知されますが、適宜システムを利用しての確認も行うようにしてください。
簡易申請の場合、申請後に利用者へ送信される到達確認メールや各通知メールに記載されているURLから、手続の処理状況等を確認することができます。


質問 内容を間違えて申請してしまいました。内容を修正したいのですが可能ですか?

手続によっては、職員からの指示により内容を修正して再申請できるものがありますので、 各手続の担当課にご確認ください。


質問 受付結果通知書もしくは審査結果通知書を「取得」すると、文字が羅列されたようなファイルがダウンロードされてしまい、内容を確認することができません。

申請状況照会の通知書類一覧画面にて、「取得」ボタンでダウンロードした結果通知書ファイルはXMLという形式になっています。
結果通知書は「表示」ボタンで内容を表示して確認し、必要に応じて印刷又は保存してください。


質問 申請データはいつまで参照できますか?

通常、手続の処理が終了してから1年間参照できます。ただし、手続によっては期間が異なるものがあります。参照できない場合は、手続詳細画面で確認いただくか、各手続の担当課へ直接お問い合わせください。


5.セキュリティ対策について


質問 ユーザ情報の個人情報はどのように管理・保護されるのですか?また、登録した個人情報が漏洩したり、名簿業者に渡ることはないのでしょうか?

個人情報の管理・保護を安全に行うために以下の対策を講じています。
(1)申請データは、第三者による盗聴を防ぐために、データを暗号化して通信(TLS通信)を行っています。また、自治体は専用回線を介してのみ通信可能となっています。
(2)申請者IDの情報も審査に必要な連絡先を知るために、関係する職員のみが参照可能としています。職員にも職員ID、パスワードを付与することで、参照範囲・権限等を明確に定めています。
(3)個人情報の管理については、各自治体において定めた「情報セキュリティポリシー」に基づき、遵守しています。
(4)データセンター(IDC)では、許可された者のみが個人情報を管理したマシン室への入退室が行える措置を取っています。生体認証等により、本人確認を行う運用をしています。


質問 電子申請システムで使用したパソコンを第三者が利用して不正操作ができませんか?

電子申請システムにログインしたまま放置すると、第三者により不正操作が行われる危険性があります。電子申請システムでは利用されない時間が30分を超えると、他人に不正利用されないよう、再度ログインを必要とする措置を講じていますが、利用終了後は速やかにログオフするか、ブラウザを閉じてください。(ブラウザのオートコンプリート機能についてもオフにしておいてください。)
オートコンプリート機能とは、入力された「ID、パスワード」を自動的に記録させる機能のことです。

「オートコンプリート機能のオフ手順」
Internet Explorerのメニューから[ツール]→[インターネットオプション]→[コンテンツ]タブを開き、[オートコンプリート]ボタンをクリック→オートコンプリートの使用目的セクションの「フォームのユーザー名およびパスワード」の「パスワードを保存する確認をする」の2箇所がチェックされていないことを確認してください。もし、チェック済であれば、チェックを外した後に適用ボタンをクリックし、InternetExplorerを再起動して再度アクセスし直してフォーム、パスワードを入力してみてください。